무역회사 수입통관 절차를 모르겠어요

기업의 무역거래 절차

 

Q : 주로 수입을 하는 무역회사에 첫 출근한 경리입니다.

무역업무에 관련된 내용을 찾아보고 있는데요. 용어도 너무 어렵고 서류는 뭐가 뭔지 모르겠어요.

제가 처리할 업무가 어디서부터 어디까지인지도 모르겠고, 저보고 해외송금 보낼 잔액이 얼마냐고도 물어보시는데, 사실 어떻게 확인해야 할지도 몰라서 곤혹스럽습니다. 사실 뭐부터 알아봐야 할지도 모르겠어요. 

 

A : 주로 수입을 하는 무역회사에서 근무하시는군요.

경리업무는 해외거래의 흐름을 전체적으로 알고 있어야 관리가 용이합니다.

경리의 주요 업무는 물품이 국내 세관에 도착하는 시점부터 통관비용 결제와 해외 송금, 부가세신고까지가 주 업무라고 볼 수 있습니다. 그러나 세금신고까지 검토하고 마치려면 결국 거래의 시작부터 인지하고 모니터링을 같이 하면서 업무실수를 줄이도록 관리해야 합니다. 

 

무역거래는 해외거래처와 여러 가지(제품, 수량, 가격, 납품기간, 물품인도방법, 대금지급시기, 대금지급방법 등)를 세부적으로 조율하고 협상하는 단계와 국내 반입 후 수입신고와 세금신고까지의 단계가 있습니다. 

해외 거래처와의 거래조건은 각 기업의  사정에 따라 건별로 변동될 수도 있고 비교적 같은 조건으로 지속적인 거래가 이루어지기도 합니다.

초보 경리라면 세부적인 조건은 차차 알아보고 지금은 큰 맥락의 거래 절차를 익혀서 현재 진행되고 있는 업무를 놓치지 않도록 신경 쓰는 것이 좋겠습니다. 

 

해외거래 시 경리담당자도 무조건 메일에 참조하여 수발신하도록 되어 있습니다. 그래야 세금신고와 해외송금의 지급시기를 맞출 수 있으니까요. 만약 메일에 참조가 안되어 있다면 해외거래담당자에게 요청하여 참조에 넣어달라고 요청해 보는 것이 업무프로세스를 익히는데 더 도움이 될 것입니다. 

 

참조된 이메일의 첨부서류 중 유심히 봐야 할 것들은 개인적으로 저장하고 관리하도록 합니다.

 

 

수입의 시작 - 거래계약 진행 순서

 

1. Inquiry 발송

계약에 앞서 공급의사, 제품스펙, 공급가능수량 등 정보를 탐색하고 자료를 서로 요청하면서 공급의사를 타진하는 단계입니다. 해외 이메일을 주고받을 때 주로 문의, 요청하다의 의미로 Request 혹은 Inquiry 가 사용됩니다. 예를 들어 주문 문의를 할 때 'Inquiry Order'라고 표현합니다. 

 

2. RFQ - Request For Quotation 발송

담당자는 해외거래처에게 거래의사를 물어보고 견적서(Quotation)를 요청합니다.

Quotation가 길어서 Quote로 표현하는 경우도 많습니다. 

 

3. PI - Proforma Invoice 수신 

해외거래처에서 보내온 견적서를 보고 가격과 수량, 발송방법, 결제방법 등을 확인합니다.

 

1~3번까지의 단계는 주로 이메일로 주고받으면서 내용을 조율합니다. 이 부분은 경리담당자가 참고정도만 해도 됩니다. 

 

4. PO - Purchase order 발행

주문서, 발주서를 말합니다. 경리담당자는 PO 발행 단계부터는 발주서를 따로 보관하고 ERP 혹은 관리하는 엑셀파일에  PO 넘버와 제품명, 수량, 가격, 납품기한 등 필요한 정보를 입력해 둡니다. 

 

5. OS - Offer Sheet 수신

공급확약서 혹은 제안서, 이대로 납품하겠다는 확정서류라고 생각하시면 되겠습니다. 

 

4~5번까지의 단계에서 제품정보 및 가격과 납품기간까지 협의가 끝나게 됩니다. 이후로는 수출자가 수입자에게 기한 내 물품을 발송합니다.

 

 

수입통관/수입신고 할 때 필요한 필수 서류

 

1. CI - Commercial Invoice 수신

상업송장입니다. 수출자가 해외로 물품을 배송할 때 CI 내용대로 수출신고를 하고 해외운송을 시작합니다. 

마찬가지로 수입자도 세관에 물품이 도착하면 수출자에게 전달받은 CI로 수입신고를 마치고 물품을 인도받는 것입니다. 

 

2. PL - Packing List 수신

패킹리스트는 제품의 무게 포장단위 부피 등의 정보가 들어있습니다. 수출자에서 출발해 수입자에게 도착하는 동안 경비를 책정하는 정보로서 CI와 함께 세트로 수출입신고 시 제출되는 필수서류입니다. 

 

3. B/L - Bill of Lading 수신

선하증권이라고도 하는데 이를테면 국내 택배박스에 붙어 있는 운송장과 비슷한 용도입니다. 해운 또는 항공으로 운송되는 과정에서 물품을 실어 운송 중이라는 증명과 함께 물품을 찾을 권리를 증명하는 수출입 증명서류입니다. B/L 번호는 유사시에 물품과 일치하는지 대조하도록  모든 선적서류에 공통으로 기재되어 있습니다. 

 

4. C/O - Certificate of Origin 수신

원산지증명서입니다. 물품이 어느 국가에서 생산, 제조되었다고 증명하는 공문서입니다. 수출입 신고 과정에서 물품의 관세가 발생합니다. 관세의 기준은 해당 물품을 HS Code로 구분하여 각 코드마다 정해진 관세율(8%)로 부과합니다. 하지만 FTA와 같이 나라 간 협정이 있다면 관세율을 감면받을 수 있습니다. 관세율을 0%~6%로 감면받아서 신고하게 된다면 수입원가 금액이 낮아져서 물품을 판매할 때 더 유리하겠죠. 관세를 감면받기 위해서 필수로 제출해야 하는 서류가 원산지증명서입니다. CI, PL, B/L 에 원산지를 꼭 표기해야 합니다. 수입신고할 때 물품과 선적서류에 원산지 표기가 안되어 있으면 세관검사에 걸려서 물품 수령 날짜가 지체되기 때문에 경리담당자는 선적서류 수취할 때 반드시 원산지가 적정하게 표기되어 있는지도 확인해야 합니다. 원산지 기재가 빠져있다면 수정요청해서 다시 받도록 합니다. 

 

1~4번의 서류들은 수출자 혹은 해운항공사가 물품을 발송할 때 발행해서 보내줍니다. 국내 해운항공사나 관세사에게도 같이 보내주므로 경리담당자는 이 서류들을 잘 보관하고 수입신고필증을 확인하여 이대로 수입신고가 되는지 확인해야 합니다. 간혹 인보이스를 임의로 작성해서 실제 무역거래 인보이스와 다르게 보내는 경우도 있으니 관세사에 수입신고용 인보이스를 제때에 잘 전달해야 합니다. 

 

5. 수입신고필증

수입신고필증 혹은 면장, 수입면장 이라고도 합니다. 세관에 수입신고하고 발급받는 서류로서 수입세금계산서 와 관세 납부영수증이 포함됩니다. 이때 발급받은 수입세금계산서는 부가가치세 신고기간에 세무회계사무실에 전달하여 부가세매입공제를 받을 수 있도록 관리합니다. 

 

여기까지 해외 거래처의 발송 단계부터 기업에서 물품을 인도 받기까지의 수입 절차과정을 알아보았습니다. 

 

경리담당자는 세관에 도착했다는 시점에 관세사 혹은 해운항공사가 통관비용 청구서를 보내오는지 확인합니다.  

청구서를 보면 수입세금계산서의 수입부가세(세관납부), Ocean Freight+Document Fee(해운항공사 청구), 통관료+인증수수료(관세사 청구), 국내운송비(화물운송사 청구) 등 상세내역을 확인할 수 있습니다. 청구서 금액을 확인한 후 내부 결재를 통해 지급하면 됩니다. 수입신고가 끝나면 최종 수입면장과 세금계산서들을 한꺼번에 보내줍니다. 이때 통관비용으로 지급한 금액과 발행받은 세금계산서 영수증의 금액들이 일치하는지 정산해서 차액은 되돌려 받거나 추가지급하면 됩니다. 

 

해외송금은 거래조건에따라 지급 방법과 지급시일이 정해지기 때문에 지급시일에 맞춰 송금하면 되겠습니다. 자세한 해외송금 방법은 다음 글에 자세히 알려드리겠습니다.